Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle & Kontakt

Verantwortlich für die Datenbearbeitung auf dieser Plattform ist:

BeInvited
Tim Suppiger
Zürich, Schweiz
E-Mail für Datenschutzanfragen: support@beinvited.site
Webseite: https://beinvited.site

2. Kategorien verarbeiteter personenbezogener Daten

Je nach Rolle (Besuchende, Nutzende mit Konto, Hosts, Co-Hosts, Gäste) werden unterschiedliche Daten bearbeitet:

• Konto & Registrierung: Vorname, Nachname, Anmeldename, E-Mail-Adresse, Passwort (ausschliesslich als Hash), Registrierungszeitpunkt, Kontostatus, Tarif- bzw. Premium-Status inkl. Laufzeiten von Aktionen sowie persönliche Einstellungen. Anmeldungen und Änderungen an Kontodaten werden zur Nachvollziehbarkeit mit Zeitpunkt, IP-Adresse und grobem Standort protokolliert (IP-Adresse 90 Tage, siehe Ziffer 17). Änderungen an Vorname, Nachname, Anmeldename und E-Mail-Adresse halten wir dauerhaft mit «vorher → nachher» fest – auch wenn sie durch das BeInvited-Team erfolgen (dann mit entsprechendem Vermerk).
• Event- & Organisationsdaten: Titel, Untertitel, Beschreibungen, Termine, Zeitangaben, Veranstaltungsort, Sicherheits-PIN, Währung, Design-Einstellungen, aktivierte Module sowie Zugangsmodi (offen oder geschlossene Gästeliste).
• Gästedaten & Rückmeldungen (RSVP): Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Zu- oder Absage, Personenanzahl, persönliche Nachrichten, Angaben zu Unverträglichkeiten an den Host sowie die Kennzeichnung, ob der Eintrag vom Host vorerfasst oder vom Gast selbst angelegt wurde.
• Begleitpersonen: Namen und Einstufung (Erwachsene/Kind) von Begleitpersonen, die ein Gast anmeldet.
• Zusatzabfragen & Menüwahlen: Antworten auf individuelle Fragen des Hosts sowie gewählte Menüs, Abwahlen und Notizen je Gast und Begleitperson.
• Aufgaben, Mitbringsel & Wunschlisten: Übernommene oder selbst eingetragene Mitbringsel, reservierte Geschenke, Beiträge in Geldkassen sowie Grussbotschaften.
• Organisationsteam (Co-Hosts): Name und E-Mail-Adresse eingeladener Co-Hosts, Status der Einladung, die vom Host vergebenen Rechte je Modul (bearbeiten oder nur ansehen) sowie ein Aktivitätsprotokoll über Änderungen im Event-Tool (wer hat wann was geändert).
• Erhaltene Einladungen: Eingeloggte Nutzende können erhaltene Einladungen in ihrem Konto ausblenden, mit Stichworten versehen oder mit privaten Notizen ergänzen. Diese Angaben sind nur für sie selbst sichtbar.
• Zahlungsinformationen des Hosts: Vom Host selbst hinterlegte Bankverbindungen (IBAN, Inhaber, Bank) oder mobile Zahlungskonten (z. B. TWINT, PayPal) zur Entgegennahme von Geldgeschenken.
• Mitteilungen & Zustimmungen: Ob und wann du eine Mitteilung der Plattform gesehen, geschlossen, angeklickt oder bestätigt hast, sowie Nachweise über deine Zustimmung zu Rechtstexten (Dokument, Version, Zeitpunkt, Art der Zustimmung und grober Standort; teilweise zusätzlich die IP-Adresse für 90 Tage). Siehe Ziffer 6.
• Save the Date & Termin-Umfrage: Deine Antworten in einer Termin-Umfrage (je Termin «passt», «vielleicht» oder «passt nicht») sowie – nur wenn du «Benachrichtige mich» wählst – deine E-Mail-Adresse und freiwillig dein Vorname. Siehe Ziffer 5b.
• Pinnwand: Themen und Antworten, die du auf der Pinnwand einer Einladung schreibst (Titel, Text, Kategorie, @-Erwähnungen, Verweis auf die Nachricht, auf die du antwortest), private Teile von Antworten, Überraschungs-Themen, deine Reaktionen (Emojis) und Meldungen, die Bestätigung der Regeln (Fassung und Zeitpunkt) sowie deine Wahl zur E-Mail-Zusammenfassung. Siehe Ziffer 5a.
• Benachrichtigungen: Welche E-Mails du wie oft erhalten möchtest (z. B. täglich, wöchentlich oder aus) und welche Hinweise auf neue Beiträge schon verschickt bzw. gelesen wurden.
• Warteliste: Ist die Registrierung geschlossen, kannst du deine E-Mail-Adresse auf die Warteliste setzen. Wir speichern die E-Mail-Adresse, ob du auch den Newsletter möchtest, den Zeitpunkt, den groben Standort, einen täglich wechselnden Prüfwert statt der IP-Adresse sowie, wann wir dich benachrichtigt haben. Austragen kannst du dich jederzeit über den Link in der Bestätigung.
• IP-Sperren: Sperren wir ein Konto wegen schwerer Verstösse, können wir zusätzlich die zuletzt vom Konto genutzten IP-Adressen befristet (höchstens ein Jahr) für Anmeldung, Registrierung und das Zurücksetzen des Passworts sperren. Gespeichert werden die IP-Adresse (bei IPv6 das Netz), der Grund, die Dauer, das betroffene Konto und die Anzahl abgewehrter Versuche. Abgelaufene Sperren werden automatisch gelöscht.
• Feedback, Ideen & Bewertungen: Über das Feedback-Formular übermittelte Texte, Kategorie, Bewertung, optional Name und E-Mail-Adresse, die Angabe, ob ein Beitrag veröffentlicht werden darf, sowie der grobe Standort zur Missbrauchsabwehr.
• Newsletter: Wählst du den Newsletter an, speichern wir deine E-Mail-Adresse sowie Zeitpunkt, groben Standort und – für 90 Tage – die IP-Adresse der An- bzw. Abmeldung als Nachweis. Die Abmeldung ist jederzeit möglich.
• Meldewesen & Beweissicherung: Bei der Meldung eines Events erfassen wir Name und E-Mail-Adresse (sofern angegeben oder bei Anmeldung), den Meldegrund, die IP-Adresse und den groben Standort der meldenden Person sowie einen unveränderlichen digitalen Daten-Snapshot des gemeldeten Events (inkl. der Beiträge der Pinnwand mit privaten Teilen und Überraschungs-Themen).
• Sicherheits- & Audit-Logs: Anmelde-Protokolle sowie Protokolle über administrative Eingriffe (z. B. Sperren, Freischaltungen, Korrekturen).
• Team-Profile: Auf der Seite «Über uns» zeigen wir Name, Funktion, einen Kurztext und ein Foto von Mitarbeitenden – ausschliesslich mit deren Freigabe.
• Fehlermeldungen: Bei einer Fehlermeldung über das Feedback-Formular wird neben dem Inhalt der Nachricht die URL der betroffenen Seite gespeichert, wobei Parameter wie Zugangscodes ausgeschlossen sind. Sofern das entsprechende Kontrollkästchen aktiviert bleibt, werden zusätzlich allgemeine Geräteangaben erfasst, darunter Gerätetyp (Smartphone, Tablet oder Computer), Betriebssystem, Browser und Bildschirmgrösse. Diese Daten dienen ausschliesslich dazu, den gemeldeten Fehler nachzuvollziehen und zu beheben. Fehlermeldungen werden grundsätzlich nicht öffentlich angezeigt.

3. Interne Klick-, Aufruf- und Nutzungsstatistiken

1. Grober Standort: Bei Aufrufen, Klicks und Abstimmungen ermittelt unser Server aus der IP-Adresse beim Aufruf einen groben Standort (Land, Kanton bzw. Region, Ort) sowie, ob die Verbindung wahrscheinlich über ein Rechenzentrum, einen VPN-Dienst oder das Tor-Netzwerk läuft. Dafür verwenden wir eine Standort-Datenbank (IP Geolocation by DB-IP, Lizenz CC BY 4.0) und eine öffentliche Liste von Tor-Ausgangsknoten, die beide auf unserem eigenen Server in der Schweiz liegen. Der grobe Standort erlaubt keinen Rückschluss auf deine genaue Adresse. Wo Doppelzählungen oder Mehrfachabstimmungen verhindert werden müssen, verwenden wir zusätzlich einen Prüfwert, der mit einem täglich wechselnden Schlüssel aus der IP-Adresse gebildet wird und sich nach dem Tageswechsel niemandem mehr zuordnen lässt.

2. Einladungs-Tracking für Hosts: Beim Aufruf eines persönlichen Einladungslinks erfassen wir Zeitpunkt, den aufgerufenen Gast-Link, groben Standort, Browser (User-Agent) und den Prüfwert nach Abs. 1. So sieht der Host im Dashboard, ob und wie oft eine Einladung geöffnet wurde (Zustellungs- und Kenntnisnachweis).

3. Event-Aufrufe & Lastkontrolle: Beim Aufruf von Event-Seiten werden Zeitpunkt, grober Standort, User-Agent und der Prüfwert nach Abs. 1 protokolliert, um Aufrufzähler bereitzustellen, Überlastungen vorzubeugen und verdächtige Bot-Zugriffe abzuwehren.

4. Wunschlisten- & Fotoalbum-Klicks: Klickt ein Gast auf einen vom Host hinterlegten Shop-Link oder ein verknüpftes Fotoalbum, speichern wir Zeitpunkt, Ziel-Link, groben Standort, User-Agent und – falls eingeloggt – die Konto-ID. Dem Host werden daraus ausschliesslich zusammengefasste Klickzahlen ohne Personenbezug angezeigt.

5. Aufrufe von Beispiel-Einladungen: Beim Öffnen einer Beispiel-Einladung auf «Inspiration & Demos» erfassen wir Zeitpunkt, groben Standort, User-Agent, die zuvor besuchte Seite (Referrer) und – falls eingeloggt – die Konto-ID, um die Beliebtheit der Vorlagen auszuwerten.

6. Abstimmungen auf der Roadmap («Daumen hoch / runter»): Stimmst du auf der Seite «Geplante Funktionen» ab, speichern wir die Funktion, deine Stimme (gesetzt oder entfernt), Zeitpunkt, groben Standort, User-Agent, den Prüfwert nach Abs. 1 sowie – falls eingeloggt – deine Konto-ID, sonst eine zufällige Browser-ID aus dem Cookie bi_rm_voter (siehe Ziffer 10). So kannst du deine Stimme später ändern, und Mehrfachabstimmungen werden begrenzt.

7. FAQ, Anleitung & Funktions-Seiten: Öffnest du eine Frage in den FAQ, einen Schritt in der Anleitung «So funktioniert’s» oder eine Seite unter «Funktionen» (samt Übung, Fragen und Links darauf) oder bewertest du sie («hilfreich / nicht hilfreich»), speichern wir Zeitpunkt, die betroffene Frage, den Schritt bzw. die Seite, die Art des Klicks, bei Funktions-Seiten die Art der vorherigen Seite (z. B. Suchmaschine oder Startseite, ohne genaue Adresse), deine Bewertung, groben Standort, User-Agent und – falls eingeloggt – die Konto-ID, um die Inhalte zu verbessern. Bei Bewertungen kommen der Prüfwert nach Abs. 1 und – ohne Login – die Browser-ID aus dem Cookie bi_rm_voter dazu, damit jede Bewertung nur einmal zählt.

8. Anonyme Seitenstatistik: Um zu sehen, wie BeInvited genutzt wird, zählen wir Seitenaufrufe anonym. Gespeichert werden die aufgerufene Seite (ohne Einladungscodes oder andere Parameter), der Zeitpunkt auf die Stunde gerundet, Geräteart, Browser und Betriebssystem als grobe Gruppe (z. B. «Handy · Safari · iOS»), der grobe Standort, ob du eingeloggt bist (ohne Bezug zu deinem Konto), die Domain der Seite, über die du gekommen bist, sowie bei Einladungen und Beispielen das angezeigte Design. Um Besuchende pro Tag zu zählen, verwenden wir statt eines Cookies eine Kennung mit einem täglich wechselnden Schlüssel, die sich nach dem Tageswechsel niemandem mehr zuordnen lässt. Da diese Angaben keiner Person zugeordnet werden können, bewahren wir sie für Statistikzwecke auf.

9. Gerätestatistik: Bevor Geräteangaben (User-Agent) in den oben genannten Protokollen gelöscht werden, übernehmen wir daraus nur Geräteart, Browser und Betriebssystem als anonyme Tagessumme ohne Bezug zu Personen, Konten oder Events.

10. Speicherdauer: User-Agent und Prüfwerte aus den Protokollen nach Abs. 2–7 werden automatisch entfernt, sobald sie älter als 30 Tage sind (siehe Ziffer 17 Abs. 2). Die Konto-ID bei Klicks und Aufrufen (Abs. 4, 5 und 7) entfernen wir nach 13 Monaten; danach zählen diese Einträge nur noch anonym. Bei Abstimmungen und Bewertungen bleibt die Zuordnung bestehen, damit du deine Stimme später ändern kannst. Erhalten bleiben, was wann aufgerufen oder angeklickt wurde, und der grobe Standort, damit Zähler und Statistiken weiter funktionieren.

11. Rechtsgrundlage: Diese Bearbeitung stützt sich auf unser überwiegendes berechtigtes Interesse (Art. 31 Abs. 1 revDSG / Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an einer verlässlichen Event-Plattform, ihrer Weiterentwicklung, der Missbrauchserkennung und der technischen Stabilität.

4. Datenteilung im Organisationsteam (Hosts & Co-Hosts)

1. Ein Host kann über das Modul «Gemeinsam planen» weitere Personen als Co-Hosts einladen. Co-Hosts erhalten ausschliesslich im Rahmen der vom Host vergebenen Rechte (je Modul «bearbeiten» oder «nur ansehen», z. B. Gästeliste, Menüwahlen oder Mitbringsel) Einblick in die entsprechenden Event- und Gästedaten.

2. Der Zugriff besteht nur, solange der Host das Modul «Gemeinsam planen» eingeschaltet hat und die Co-Host-Einladung aktiv ist. Schaltet der Host das Modul aus oder entfernt er einen Co-Host, endet der Zugriff sofort.

3. Änderungen im Event-Tool werden mit Konto, Zeitpunkt, IP-Adresse, User-Agent und grobem Standort protokolliert; IP-Adresse und User-Agent werden nach 90 Tagen entfernt (siehe Ziffer 17). Der Host sieht im Team-Bereich, wer wann welche Änderung vorgenommen hat. Die vollständigen Protokolle sind nur für die Administration zur Nachvollziehbarkeit und Missbrauchsabklärung einsehbar.

4. Der Host ist dafür verantwortlich, nur vertrauenswürdige Personen als Co-Hosts zu ernennen. Co-Hosts sind verpflichtet, die Daten vertraulich zu behandeln und ausschliesslich für die Planung des jeweiligen Events zu verwenden.

5. Für die Gästedaten seines Events ist der Host selbst verantwortlich (z. B. dafür, dass er Kontaktdaten von Gästen erfassen darf). BeInvited bearbeitet diese Daten in seinem Auftrag, um die Plattformfunktionen bereitzustellen.

5. Einladungslinks, Gäste-Zugang & Namenssuche

1. Persönlicher Einladungslink: Jeder Gast erhält einen persönlichen Link mit einem zufälligen Schlüssel (Token). Wer diesen Link besitzt, kann die zugehörige Rückmeldung öffnen und ändern. Gib deinen persönlichen Link deshalb bitte nicht weiter.

2. Wiedererkennung im Browser: Damit du deine Rückmeldung später im gleichen Browser wieder öffnen kannst, merken wir uns die Schlüssel der Einladungen, auf die du geantwortet hast, im Cookie bi_guest_tokens (siehe Ziffer 10). Dieses Cookie ist für Skripte nicht auslesbar (HttpOnly).

3. Namenssuche (optional): Ist die Funktion «Antwort per Namenssuche wiederfinden» aktiviert, können Gäste ihre bestehende Rückmeldung auf einem neuen Gerät über die Eingabe ihres Namens laden. Ob diese Funktion angeboten wird, entscheidet allein der Host.

4. Sicherheits-PIN: Hosts können ihr Event zusätzlich mit einer PIN schützen. Die PIN wird nur für die Zugangskontrolle verwendet.

5a. Pinnwand

1. Wer was sieht: Schaltet ein Host die Pinnwand ein, können eingeladene Gäste nach dem Bestätigen der Regeln Themen eröffnen und antworten. Beiträge sehen der Host, das Planungsteam (Co-Hosts mit Zugriff auf die Pinnwand) und die anderen Gäste der Einladung, die die Pinnwand nutzen dürfen. Angezeigt wird dein Name als «Vorname N.» (Vorname und erster Buchstabe des Nachnamens) – nie dein Anmeldename oder deine E-Mail-Adresse. Reaktionen (Emojis) sind mit diesem Namen sichtbar.

2. Private Teile: Einer Antwort kannst du einen privaten Teil anfügen. Ihn sehen nur die angeschriebene Person, du selbst, der Host und das Planungsteam.

3. Überraschungs-Themen: Gäste können Themen eröffnen, die der Host und das Planungsteam nicht sehen (z. B. für ein gemeinsames Geschenk). Ein solches Thema betreut die Person, die es eröffnet hat: Meldungen zu Beiträgen darin gehen an sie, und sie kann Beiträge darin ausblenden.

4. Einladungslink: Wer den persönlichen Einladungslink eines Gasts öffnet, sieht die Pinnwand so wie dieser Gast – also auch dessen private Teile und Überraschungs-Themen. Gib deinen persönlichen Link deshalb nicht weiter (siehe Ziffer 5).

5. Meldungen & Moderation: Meldest du einen Beitrag, speichern wir Grund, optionale Notiz und Zeitpunkt; der Host bzw. das Planungsteam sieht die Meldung, aber nicht, wer gemeldet hat. Blendet der Host einen Beitrag aus oder sperrt eine Person für das Schreiben, halten wir fest, wer das wann getan hat.

6. Benachrichtigungen: Antwortet jemand auf dein Thema oder erwähnt dich, siehst du das auf der Pinnwand unter «Neu für dich». Wenn du es wählst, erhältst du eine Zusammenfassung per E-Mail (z. B. täglich oder wöchentlich); abmelden kannst du dich über den Link in jeder E-Mail bzw. in den Konto-Einstellungen unter «Benachrichtigungen». Gelesene und verschickte Hinweise löschen wir nach 60 Tagen.

7. Zugriff durch BeInvited: Zur Prüfung von Meldungen und bei Verdacht auf Missbrauch kann das BeInvited-Team die Beiträge einer Pinnwand einsehen – auch private Teile und Überraschungs-Themen. Der Zugriff ist nach Aufgaben abgestuft und wird protokolliert (siehe Ziffer 7).

8. Speicherdauer & Löschung: Beiträge bleiben gespeichert, solange das Event besteht. Du kannst eigene Beiträge jederzeit löschen; ein gelöschtes Thema verschwindet samt allen Antworten, der Text wird dabei entfernt. Wirst du aus einem Event entfernt oder wird dein Konto gelöscht, bleiben deine Beiträge ohne Bezug zu dir stehen (statt deines Namens steht dann z. B. «Ehemaliger Gast»). Wird ein Event gelöscht und anonymisiert, werden auch die Beiträge seiner Pinnwand gelöscht.

9. Rechtsgrundlage: Die Bearbeitung ist für die Nutzung der Pinnwand erforderlich, die du mit dem Bestätigen der Regeln wählst (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); Meldungen, Moderation und Protokolle stützen sich auf unser berechtigtes Interesse an einer sicheren Plattform (Art. 31 Abs. 1 revDSG / Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5b. Save the Date, Termin-Umfrage & Benachrichtigungen

1. Save the Date: Ein Host kann das Datum seines Events ankündigen, bevor die ganze Einladung erscheint. Wählst du «Benachrichtige mich», speichern wir deine E-Mail-Adresse, freiwillig deinen Vornamen, den Zeitpunkt, den groben Standort und einen täglich wechselnden Prüfwert ohne IP-Adresse (Schutz vor Missbrauch). Du bekommst eine Bestätigung und eine E-Mail, sobald die Einladung da ist. Der Host sieht nur, wie viele sich eingetragen haben, und die Vornamen – nie die E-Mail-Adressen.

2. Termin-Umfrage: Sucht ein Host den passenden Termin, gibst du je vorgeschlagenem Termin an, ob er dir passt. Ohne persönlichen Einladungslink gibst du dazu Vor- und Nachnamen (und freiwillig deine E-Mail-Adresse) ein; du erscheinst dann wie bei einer Rückmeldung in der Gästeliste des Hosts und erhältst deinen persönlichen Link. Deine Antworten sehen der Host und das Planungsteam mit deinem Namen; je nach Einstellung des Hosts sehen auch die anderen Gäste der Umfrage, wem ein Termin passt (als «Vorname N.»). Wählst du «Benachrichtige mich», bekommst du eine E-Mail, sobald der Termin feststeht.

3. Austragen: Über den Link in jeder dieser E-Mails oder in der Einladung trägst du dich jederzeit aus; deine E-Mail-Adresse wird dabei gelöscht.

4. E-Mails an Hosts bei neuen Rückmeldungen: Sagt jemand zu oder ab oder ändert die Rückmeldung, halten wir kurz fest, wer wann geantwortet hat (Name, Anzahl Personen, Art der Rückmeldung), um dem Host und seinem Planungsteam die gewählte Zusammenfassung per E-Mail zu schicken (sofort, täglich oder wöchentlich – einstellbar unter «Benachrichtigungen»). Diese Hinweise löschen wir nach 60 Tagen.

5. Speicherdauer: Antworten einer Termin-Umfrage und Einträge zu «Benachrichtige mich» bleiben gespeichert, solange das Event besteht, und werden mit ihm gelöscht. Entfernt der Host dich aus der Gästeliste, löschen wir deine Antworten und Einträge sofort; wird dein Konto gelöscht, auch Einträge mit der E-Mail-Adresse deines Kontos.

6. Rechtsgrundlage: Die Bearbeitung ist für die Funktionen erforderlich, die du nutzt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die E-Mails nach «Benachrichtige mich» schicken wir auf deinen Wunsch; du kannst ihn jederzeit widerrufen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

6. Mitteilungen, Hinweise & Zustimmungen

1. Mitteilungen: Wir können auf der Plattform Mitteilungen anzeigen (z. B. Neuigkeiten, Wartungshinweise, Sicherheits- oder Warnhinweise zu einem bestimmten Event oder Hinweise auf geänderte Rechtstexte). Damit eine Mitteilung nicht bei jedem Aufruf erneut erscheint, speichern wir:

• ohne Konto: im lokalen Speicher deines Browsers (bi_notice_state, bi_notice_session), welche Mitteilungen du geschlossen hast oder später erneut sehen möchtest. Diese Angaben bleiben auf deinem Gerät;
• mit Konto: zusätzlich in unserer Datenbank, ob und wann du eine Mitteilung gesehen (höchstens ein Eintrag pro Tag), geschlossen, angeklickt oder bestätigt hast, damit dies auf allen Geräten gilt.

2. Zustimmung zu Rechtstexten: Deine Zustimmung zu AGB, Datenschutzerklärung oder Cookie-Einstellungen speichern wir als Nachweis mit Dokument, Version, Zeitpunkt, Art der Zustimmung und grobem Standort:

• bei der Registrierung (AGB und Datenschutzerklärung) und über eine Zustimmungs-Mitteilung zu einer neuen Fassung: zusätzlich die IP-Adresse, die nach 90 Tagen entfernt wird;
• beim Erstellen eines Events (Bestätigung der gültigen AGB und dass das Event keine rechtswidrigen Inhalte enthält): zusätzlich das betroffene Event;
• im Cookie-Banner: deine Auswahl (z. B. «nur notwendige» oder «alle») – bei eingeloggten Nutzenden mit Konto-ID, sonst ohne Personenbezug.

Die Nachweise selbst (Dokument, Version, Zeitpunkt, Art und grober Standort) bewahren wir auf, solange sie als Nachweis erforderlich sind, in der Regel für die Dauer des Kontos.

3. Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie unser berechtigtes Interesse an einer nachweisbaren, sicheren Kommunikation mit Nutzenden (Art. 31 Abs. 1 revDSG / Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

7. Administrativer Zugriff, Moderation & Missbrauchsbekämpfung

1. Zur Betriebssicherheit, Störungsbehebung und Prüfung von Missbrauchsmeldungen haben autorisierte Mitglieder des BeInvited-Teams im erforderlichen Umfang Einblick in Kontodaten, Eventdaten, Gästelisten, Team-Rechte und Aktivitätsprotokolle. Der Zugriff ist nach Aufgaben abgestuft (z. B. nur ansehen oder auch bearbeiten) und wird protokolliert. Ändert das Team Kontodaten (z. B. Name oder E-Mail-Adresse), wird dies mit «vorher → nachher» festgehalten und erscheint in deiner Datenauskunft. Auch das Ansehen einer Datenauskunft durch das Team wird protokolliert.

2. Werden Events wegen Verstössen gegen unsere Inhaltsrichtlinien oder gesetzliche Bestimmungen gemeldet oder gesperrt, bearbeiten wir die zugehörigen Protokolle und Beweis-Snapshots auf Basis unseres berechtigten Interesses an der Rechtsverteidigung und der Abwehr von Betrug, Phishing und anderer Cyberkriminalität. Solange eine solche Abklärung läuft, kann für das betroffene Konto bzw. Event eine Löschsperre gesetzt werden (siehe Ziffer 17).

3. Pinnwand: Bei der Prüfung einer Meldung oder eines gemeldeten Events sieht das Team auch die Beiträge der Pinnwand inkl. privater Teile und Überraschungs-Themen (siehe Ziffer 5a). Mitarbeitende greifen nur darauf zu, soweit es für die Abklärung nötig ist.

8. Hosting, E-Mail-Versand & Auftragsbearbeiter

1. Hosting: Die Plattform, die Datenbank samt ihren Datensicherungen und die Server-Logfiles werden bei der hosttech GmbH, Schweiz (hosttech.ch) in der Schweiz betrieben.

2. E-Mail-Versand: Wir versenden systembedingte E-Mails, insbesondere Bestätigungen von Rückmeldungen (inkl. persönlichem Einladungslink), Links zum Zurücksetzen des Passworts, den Link zu deiner Datenauskunft, Zusammenfassungen neuer Beiträge der Pinnwand (je nach deiner Einstellung), die E-Mail «Die Einladung ist da» bzw. «Der Termin steht» (nur nach «Benachrichtige mich»), Zusammenfassungen neuer Rückmeldungen an Hosts und ihr Planungsteam (je nach Einstellung), die Bestätigung und Benachrichtigung der Warteliste sowie – nur bei Anmeldung – den Newsletter. Der Versand erfolgt über den Mailserver unseres Hosting-Anbieters. Dabei werden Empfängeradresse, Name und Inhalt der Nachricht bearbeitet.

9. Server-Logdateien & Netzsicherheit

Bei jedem Zugriff erfasst der Webserver automatisch technische Informationen (Server-Logfiles):

• Browsertyp, Version und Betriebssystem des Endgeräts
• Referrer-URL (zuvor besuchte Webseite)
• IP-Adresse des anfragenden Geräts
• Datum, Uhrzeit und Statuscode der Anfrage

Diese Daten dienen ausschliesslich der technischen Überwachung, der Abwehr von Angriffen (z. B. DDoS) und der Fehleranalyse und werden nur so lange aufbewahrt, wie es für diese Zwecke erforderlich ist.

10. Cookies & lokaler Speicher

1. Technisch notwendige Cookies & lokaler Speicher: Diese sind für den Betrieb der Plattform oder für eine von dir aktiv genutzte Funktion erforderlich und werden ohne Einwilligung gesetzt:

• Sitzungs-Cookie (PHPSESSID): Login, Sicherheitsschutz und vorübergehende Zuordnung – 30 Tage, wird beim Abmelden gelöscht.
• bi_cookie_consent: speichert deine Auswahl im Cookie-Banner – 1 Jahr bei «Alle akzeptieren», 7 Tage bei «Nur notwendige». Zusätzlich halten wir deine Auswahl als Nachweis in unserer Datenbank fest (siehe Ziffer 6 Abs. 2).
• bi_remember_token / remember_me: nur wenn du «Angemeldet bleiben» wählst – 30 Tage, wird beim Abmelden gelöscht.
• bi_guest_tokens: merkt sich die Einladungen, auf die du in diesem Browser geantwortet hast (siehe Ziffer 5) – 1 Jahr.
• bi_rm_voter: zufällige Browser-ID ohne persönliche Angaben, wird erst gesetzt, wenn du auf der Roadmap abstimmst oder FAQ bzw. Anleitung bewertest – 1 Jahr.
• bi_sec_state_…: merkt sich im Verwaltungsbereich eines Events, welche Bereiche auf- oder zugeklappt sind.
• Lokaler Speicher (localStorage / sessionStorage): z. B. der Fortschritt der Checkliste im Event-Ratgeber (bi_ratgeber_checkliste), geschlossene Mitteilungen (bi_notice_state, bi_notice_session), das gewählte Design in der Anleitung (bi_guide_design), welche Bereiche einer Einladung du auf- oder zugeklappt hast (bi_mods_…) und eine eingeblendete PIN in der Event-Verwaltung (pin_revealed_…). Diese Daten bleiben auf deinem Gerät, bis du deine Browserdaten löschst (sessionStorage: bis zum Schliessen des Tabs).

2. Anonyme Besitz-Schlüssel (claim_token): Übernimmt ein Gast ohne Konto einen Beitrag auf der Mitbringsel- oder Wunschliste, speichern wir einen anonymen Zufallsschlüssel in der Browser-Sitzung sowie in der Datenbank. So kannst nur du deinen Eintrag anpassen oder stornieren.

3. Optionale Cookies & Dienste: Google Analytics und eingebettete Google-Karten werden erst nach deiner Einwilligung geladen (Cookie-Banner oder Klick auf «Karte anzeigen», siehe Ziffer 13). Zur Werbung siehe Ziffer 12.

4. Widerruf: Du kannst deine Auswahl jederzeit unten auf dieser Seite im Bereich «Cookie-Präferenzen» oder über den entsprechenden Link im Footer zurücksetzen und neu festlegen.

11. Webanalyse (Google Analytics 4)

1. Diese Plattform nutzt – nur nach deiner vorherigen Einwilligung – Google Analytics 4 der Google Ireland Limited («Google»), Dublin, Irland.

2. Google Analytics verwendet Cookies zur Auswertung der Nutzung unserer Plattform. Google erhält dabei technisch bedingt deine IP-Adresse und nutzt sie zur Bestimmung des ungefähren Standorts. Eine Übermittlung an Server der Google LLC in den USA ist möglich (siehe Ziffer 15).

3. Widerruf: Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft im Bereich «Cookie-Präferenzen» widerrufen.

12. Werbung (Google AdSense)

1. Zur Finanzierung der kostenlosen Funktionen blenden wir im werbefinanzierten Tarif Anzeigen von Google AdSense (Google Ireland Limited) ein – auf Einladungsseiten, auf Beispiel-Einladungen sowie in Bereichen hinter dem Login (z. B. «Meine Events», «Erhaltene Einladungen», Event-Verwaltung). Wie viele Anzeigen wo erscheinen, hängt vom Tarif ab. Unsere öffentlichen Informationsseiten (Startseite, Ratgeber, FAQ usw.) sind werbefrei. Werbefreie Premium-Events und -Konten erhalten keine Anzeigen.

2. Es werden ausschliesslich nicht-personalisierte Anzeigen ausgespielt. Diese richten sich nach dem Inhalt der Seite und dem ungefähren Standort (z. B. Land), nicht nach deinem bisherigen Surfverhalten.

3. Das AdSense-Skript laden wir nur auf Seiten, auf denen tatsächlich eine Anzeige erscheinen kann – direkt von Servern von Google. Auf allen anderen Seiten wird es nicht geladen; zur Bestätigung unseres AdSense-Kontos genügt dort ein Hinweis im Quelltext der Seite, bei dem keine Daten an Google übertragen werden. Wird das Skript geladen, wird deine IP-Adresse technisch bedingt an Google übertragen, und Google kann auch bei nicht-personalisierten Anzeigen Cookies oder ähnliche Technologien zur Betrugsabwehr, Frequenzbegrenzung und Auswertung der Anzeigenleistung einsetzen.

4. Auslieferungsstatistik: Damit wir sehen, ob Anzeigen korrekt erscheinen, halten wir pro Tag zusammengefasst fest, auf welcher Seite Werbung angezeigt, nicht ausgeliefert, blockiert oder wegen Werbefreiheit weggelassen wurde – mit dem betroffenen Event und, falls eingeloggt, deiner Konto-ID. Nach 90 Tagen entfernen wir die Konto-ID; die Zahlen fliessen dann in die anonyme Gesamtstatistik.

5. Sollten künftig personalisierte Anzeigen eingesetzt werden, geschieht dies nur mit deiner Einwilligung; diese Erklärung wird dann vorgängig angepasst.

6. Weitere Informationen findest du in den Hinweisen von Google zu Werbung sowie in den Google Anzeigeneinstellungen.

13. Kartendienste (Google Maps & Photon)

1. Google Maps: Auf Event-Seiten kann zur Anfahrt eine interaktive Karte eingebunden sein. Die Karte wird erst geladen, wenn du sie aktiv einblendest oder im Cookie-Banner «Alle akzeptieren» wählst. Erst dann wird deine IP-Adresse an Google übertragen und es können Cookies gesetzt werden. Mit dem Einblenden der Karte stimmst du zugleich allen optionalen Cookies zu (inkl. Google Analytics); diese Auswahl kannst du jederzeit unter «Cookie-Präferenzen» zurücksetzen.

2. Photon (OpenStreetMap): Bei der Eingabe von Adressen im Verwaltungsbereich nutzen wir die Adresssuche Photon der komoot GmbH, Deutschland. Dabei werden die eingetippten Adressteile und technisch bedingt deine IP-Adresse an komoot übermittelt. Kartendaten © OpenStreetMap-Mitwirkende.

14. Schriftarten, Icons & Programmbibliotheken

1. Font Awesome (lokal): Die Icons und Schriftdateien von Font Awesome sind auf unseren eigenen Servern abgelegt und werden von dort geladen.

2. Externe Bibliotheken (CDN): Einzelne Zusatzfunktionen laden kleine Programmbibliotheken von Content-Delivery-Netzwerken:

• cdnjs (Cloudflare, Inc., USA): Bibliothek zur Erzeugung von QR-Codes in der Event-Verwaltung sowie Icons auf einzelnen System-Seiten (z. B. Wartungs- oder Fehlerseite).
• jsDelivr: Konfetti-Effekt auf den Beispiel-Einladungen («Inspiration & Demos»).

Dabei werden technisch bedingt deine IP-Adresse, Browserangaben und der Zeitpunkt an den jeweiligen Anbieter übermittelt. Die QR-Codes selbst werden direkt in deinem Browser erzeugt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer schnellen und stabilen Bereitstellung dieser Funktionen.

15. Datenübermittlung ins Ausland

Deine Daten werden grundsätzlich in der Schweiz gespeichert (Hosting bei hosttech, siehe Ziffer 8). Bei der Nutzung von Google-Diensten (Analytics, AdSense, Maps) sowie der unter Ziffer 14 genannten CDN-Anbieter können Daten in die USA oder weitere Länder übermittelt werden. Google und Cloudflare sind unter dem Swiss-U.S. bzw. EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; zusätzlich gelten die Standardvertragsklauseln der Anbieter. Für Photon (komoot) erfolgt die Bearbeitung in Deutschland. Die Standortbestimmung nach Ziffer 3 Abs. 1 erfolgt ausschliesslich auf unserem Server in der Schweiz.

16. Zahlungsdaten, Wunschlisten & externe Medien-Clouds

1. Peer-to-Peer-Zahlungen: BeInvited ist kein Zahlungsabwickler und verwahrt keine Gelder. Vom Host angegebene Zahlungsdaten (z. B. IBAN oder TWINT) dienen rein als Information für Gäste. Zahlungen finden direkt und ausserhalb unserer Plattform zwischen Gast und Host statt.

2. Externe Shop-Links: Klickst du auf externe Shop-Links auf Wunschlisten, verlässt du BeInvited. Für Verträge und Datenschutz auf verlinkten Plattformen ist ausschliesslich der jeweilige Anbieter verantwortlich.

3. Verlinkte Fotoalben: Binden Hosts Cloud-Alben ein (z. B. Google Fotos, Apple iCloud, Dropbox), erfolgt die Speicherung und der Upload von Medien direkt beim jeweiligen Anbieter gemäss dessen Bestimmungen. BeInvited speichert dazu nur den Link zum Album.

17. Speicherdauer, Löschung & Löschsperren

1. Grundsatz: Personenbezogene Daten werden gelöscht, sobald der jeweilige Zweck erfüllt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen entgegenstehen.

2. IP-Adressen & Geräteangaben: Die Bereinigung läuft einmal täglich automatisch:

• Aufrufe, Klicks, Abstimmungen und Feedback (Ziffer 3): Geräteangaben (User-Agent) und Prüfwerte werden entfernt, sobald sie älter als 30 Tage sind.
• Anmelde-, Konto- und Änderungsprotokolle, Meldungen, Zustimmungen und Newsletter-An-/Abmeldungen: IP-Adressen und Geräteangaben werden entfernt, sobald sie älter als 90 Tage sind.

Erhalten bleiben, was wann aufgerufen, angeklickt, bestätigt oder geändert wurde (Zeitpunkt, betroffenes Event bzw. Element, grober Standort und – falls eingeloggt – die Konto-ID), damit Zähler, Statistiken und Nachweise weiter funktionieren. Ausgenommen von der Entfernung sind Angaben zu Konten und Events, für die wegen einer offenen Meldung, einer Sperre, einer laufenden Abklärung oder einer behördlichen Anfrage eine Löschsperre gilt (siehe Ziffer 7 und 18). Entfällt der Grund, werden auch diese Angaben bei der nächsten Bereinigung entfernt.

3. Bezug zu deinem Konto: Bei Klicks und Aufrufen (Ziffer 3 Abs. 4, 5 und 7) entfernen wir die Konto-ID nach 13 Monaten, bei der Auslieferungsstatistik der Werbung (Ziffer 12 Abs. 4) nach 90 Tagen. Danach zählen diese Einträge nur noch anonym für die Statistik.

4. Löschung von Events (zweistufig): Löscht ein Host ein Event, wird es sofort für die Öffentlichkeit gesperrt und aus den aktiven Ansichten entfernt. Um versehentliche Löschungen auf Anfrage rückgängig machen, Missbrauch aufklären und Meldungen abwickeln zu können, verbleiben die Daten während einer angemessenen Prüffrist im System, bevor sie endgültig gelöscht werden.

5. Löschung des Kontos: Beantragst du die Löschung deines Kontos, wird das Profil für Logins und Interaktionen gesperrt und in ein Prüfverfahren überführt. Nach Klärung aktiver Events, offener Vorgänge und gesetzlicher Nachweispflichten wird das Konto inklusive der verknüpften Profildaten endgültig gelöscht.

6. Pinnwand: Beiträge bleiben gespeichert, solange das Event besteht, und werden mit dem Event gelöscht. Was du selbst löschst, wird sofort geleert (bei einem Thema samt allen Antworten). Details in Ziffer 5a. Antworten einer Termin-Umfrage und Einträge zu «Benachrichtige mich» werden mit dem Event gelöscht, Hinweise für die Rückmeldungs-E-Mails an Hosts nach 60 Tagen (Ziffer 5b).

7. Rechtsverteidigung & Beweissicherung: Beweis-Snapshots, Meldeprotokolle und Audit-Logs gesperrter oder beanstandeter Events dürfen zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen bis zum Ablauf der massgeblichen Verjährungsfristen aufbewahrt werden (Art. 31 revDSG / Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO).

8. Datensicherungen: Damit bei einem technischen Fehler keine Daten verloren gehen, sichern wir die Datenbank mindestens einmal täglich. Die Sicherungen liegen geschützt und nicht öffentlich zugänglich beim Hosting-Anbieter (Ziffer 8) und werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht. Der Hosting-Anbieter sichert zusätzlich täglich die Dateien der Webseite und bewahrt diese Sicherungen 7 Tage auf. Gelöschte Daten können deshalb noch bis zu 14 Tage in einer Sicherung enthalten sein. Sicherungen verwenden wir nur, um nach einem Fehler den letzten Stand wiederherzustellen.

18. Weitergabe an Strafverfolgungsbehörden und Gerichte

Besteht ein begründeter Verdacht auf strafbare Handlungen (insb. Betrug, Urheberrechtsverletzungen, Drohungen, Nötigung oder Ehrverletzung) oder liegt eine verbindliche behördliche oder richterliche Anordnung vor, behält sich BeInvited vor, die verfahrensrelevanten Daten (z. B. IP-Adressen, Beweis-Snapshots, Protokolle, Konto- und Klickdaten) an die zuständigen Behörden zu übermitteln, soweit gesetzlich zulässig auch ohne vorherige Mitteilung an die Betroffenen. Darüber hinaus werden deine Daten nicht verkauft und nicht an Dritte weitergegeben, ausser an die in dieser Erklärung genannten Dienstleister.

19. Kinder & Jugendliche

Ein Konto dürfen Personen ab 16 Jahren eröffnen. Jüngere Personen benötigen die Zustimmung ihrer Erziehungsberechtigten. Als Gast auf eine Einladung antworten kann jede Person, die vom Host eingeladen wurde.

20. Deine Rechte

Dir stehen nach Massgabe des anwendbaren Datenschutzrechts (revDSG / DSGVO) folgende Rechte zu:

• Auskunft (Art. 25 revDSG / Art. 15 DSGVO): über die zu deiner Person bearbeiteten Daten.
• Berichtigung (Art. 32 revDSG / Art. 16 DSGVO): unrichtiger oder unvollständiger Daten.
• Löschung (Art. 32 revDSG / Art. 17 DSGVO): sofern keine Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen entgegenstehen.
• Datenherausgabe und -übertragung (Art. 28 revDSG / Art. 20 DSGVO): in einem gängigen elektronischen Format.
• Einschränkung & Widerspruch: gegen Bearbeitungen, die auf unserem berechtigten Interesse beruhen.
• Widerruf von Einwilligungen: jederzeit mit Wirkung für die Zukunft (z. B. für Analyse-Cookies oder den Newsletter).
• Beschwerde: beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) bzw. bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde in deinem EU-Wohnsitzstaat.

Datenauskunft online: Mit einem Konto kannst du deine Daten unten auf dieser Seite unter «Meine Daten anfordern» selbst anfordern. Nach unserer Prüfung erhältst du einen persönlichen Link per E-Mail. Die Auskunft öffnet sich nur mit diesem Link und der Anmeldung mit genau dem Konto, das sie angefordert hat. Der Link ist 7 Tage gültig. Du kannst die Auskunft ansehen, drucken bzw. als PDF speichern und als Datei (JSON) herunterladen. Aufrufe und Downloads halten wir mit Zeitpunkt fest. Nach Ablauf des Links wird der Inhalt gelöscht; die Anfrage selbst bewahren wir als Nachweis auf.

Zur Ausübung deiner Rechte genügt eine formlose E-Mail an support@beinvited.site. Zu deinem Schutz können wir einen Identitätsnachweis verlangen. Betrifft deine Anfrage Gästedaten eines Events, leiten wir sie bei Bedarf an den verantwortlichen Host weiter.

21. Datensicherheit

Die Verbindung zu BeInvited ist durchgehend per SSL/TLS verschlüsselt (erkennbar am «https://» und dem Schloss-Symbol im Browser). Passwörter werden ausschliesslich als Hash gespeichert, persönliche Einladungslinks enthalten zufällige, nicht erratbare Schlüssel, sicherheitsrelevante Cookies sind für Skripte nicht auslesbar, und Eingaben werden vor der Anzeige technisch geprüft und maskiert. Die Datenbank wird regelmässig gesichert, damit nach einem technischen Fehler der letzte Stand wiederhergestellt werden kann (siehe Ziffer 17 Abs. 8). Einen absoluten Schutz vor allen Risiken kann jedoch kein System im Internet garantieren.

22. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Durch die Weiterentwicklung der Plattform oder geänderte gesetzliche Bestimmungen kann eine Anpassung dieser Erklärung erforderlich werden. Die jeweils aktuelle Fassung ist jederzeit auf dieser Seite abrufbar. Über wesentliche Änderungen informieren wir eingeloggte Nutzende zusätzlich über eine Mitteilung auf der Plattform und holen, wo erforderlich, ihre Zustimmung ein (siehe Ziffer 6). Ändern sich nur Fristen (z. B. Speicherdauern), werden die Werte in dieser Erklärung automatisch nachgeführt; die Fassung erhält dann eine Unterversion (z. B. 1.0 → 1.0.1), und deine bisherige Zustimmung bleibt gültig.