Gäste an die Rückmeldung erinnern

Öffne im Event-Management die Gästeliste. Über der Suche steht die Karte «Erinnerung an ausstehende Gäste». Dort siehst du, wie viele Gäste noch nicht geantwortet haben, wie viele davon eine E-Mail-Adresse haben und wie lange die Frist noch läuft.

Erinnert werden Gäste auf deiner Gästeliste, die noch nicht geantwortet haben (auch mit «vielleicht») und eine E-Mail-Adresse haben. Fehlt die Adresse, trägst du sie beim Gast mit «Bearbeiten» nach – oder du schickst den persönlichen Link über «Teilen» selbst.

Tippe auf «Erinnerung senden» – die Zahl in Klammern zeigt, wie viele Gäste gerade eine Erinnerung bekommen können. Im Fenster wählst du unter «Empfänger» einzelne Gäste ab oder tippst auf «Alle» bzw. «Keine».

Ausgegraut sind Gäste ohne E-Mail-Adresse, Gäste, die keine Erinnerungen möchten, und Gäste, die gerade erst erinnert wurden.

Unter «Deine Nachricht» schreibst du auf Wunsch ein paar persönliche Zeilen, z. B. «Wir planen das Essen – sag uns bitte bis Freitag Bescheid.» Ohne eigene Nachricht enthält die E-Mail einen freundlichen Standardtext. Ob du eine eigene Nachricht schreiben kannst, hängt von deinem Paket ab.

Mit «Vorschau der E-Mail» siehst du die E-Mail mit Betreff, so wie sie ankommt – mit einem Beispiel-Namen. Der Knopf in der E-Mail führt direkt zur persönlichen Einladung: Zu- oder absagen geht dann mit einem Klick.

Tippe auf «Senden» und bestätige mit «Jetzt senden». Die E-Mails gehen sofort raus, und das zählt als eine Erinnerungsrunde. Wie viele Runden du pro Event hast, hängt von deinem Paket ab – die Karte zeigt, wie viele du schon genutzt hast.

Setz unten in der Karte das Häkchen bei «Hinweis per E-Mail an mich» und wähle, wie viele Tage vor der Frist (1, 2, 3, 5 oder 7). Die E-Mail kommt nur, wenn dann noch Antworten fehlen – mit einem Knopf, der dich direkt zum Erinnern bringt. Dafür braucht dein Event eine Rückmeldefrist; ob es den Hinweis gibt, hängt von deinem Paket ab.